Bætt mannauðsstjórnun hjá hinu opinbera

Auðunn Arnórsson, MPA, fjallar um niðurstöður lokaritgerðar sinnar í opinberri stjórnsýslu við HÍ, en hún fjallar um það hvernig bæta má mannauðsstjórnun í opinbera geiranum með réttri nýtingu könnunarinnar Stofnun ársins.


Hvernig geta stjórnendur hjá hinu opinbera nýtt sér niðurstöður úr starfsánægjukönnuninni Stofnun ársins til að stuðla að úrbótum á sínum vinnustöðum? Þetta er aðalrannsóknarspurning meistaraprófsritgerðar undirritaðs í opinberri stjórnsýslu við HÍ, sem skilað var í maímánuði síðastliðnum.

Eins og Sameykisfélögum er örugglega flestum vel kunnugt hafa Sameyki (og fyrirrennarafélögin) í samstarfi við Kjara- og mannauðssýslu ríkisins staðið fyrir könnuninni Stofnun ársins frá því snemma á þessari öld. Þegar undirritaður stóð frammi fyrir því að velja viðfangsefni lokaritgerðar sinnar í meistaranámi í opinberri stjórnsýslu við HÍ veturinn 2020– 2021 var athygli hans vakin á þeim valkosti að fjalla um þróun mannauðsstjórnunar hjá hinu opinbera út frá þeim mikla gagnagrunni sem byggzt hefur upp með könnuninni Stofnun ársins yfir þetta langa tímabil. Úr varð ritgerðin Liðsheild og metnaður sem höfundur var beðinn að gera skil í þessari grein fyrir tímarit Sameykis, en hann naut styrks frá Sameyki til að framkvæma rannsóknina.

Í ritgerðinni var ráðist í eigindlega rannsókn með viðtölum við tíu valda einstaklinga, sem allir eru annað hvort reyndir stjórnendur í opinberum stofnunum eða sérfræðingar í mannauðsmálum. Aðalrannsóknarspurningin sem lögð var til grundvallar þeirri rannsókn sem ritgerðin byggir á er þessi: Hvernig geta stjórnendur hjá hinu opinbera nýtt sér niðurstöður úr könnuninni Stofnun ársins til að stuðla að úrbótum, hver í sinni stofnun? Í ritgerðinni er rannsóknarspurningin sett í samhengi við viðleitni til að bæta stjórnun hjá hinu opinbera á undanförnum áratugum, og við þær nýjungar í mannauðstjórnun hjá efsta lagi stjórnenda hjá ríkinu sem verið er að innleiða með nýrri stjórnendastefnu ríkisins. Stjórnendastefna ríkisins var fyrst kynnt árið 2019 og er innleiðing hennar nú langt komin, en það er Kjara- og mannauðssýsla ríkisins sem hefur umsjón með innleiðingunni.

Kenningarammi rannsóknarinnar mótast hvort tveggja af „sígildum“ stjórnunarfræðikenningum og af nýrri og sértækari kenningum sem beinast að mestu að þeim aðstæðum sem ríkja á þekkingar- og jafningjavinnustöðum nútímans. Þær aðstæður gera mjög margbrotnar kröfur til stjórnenda. Dæmi um þessar nýrri stjórnunarkenningar sem við sögu koma eru þátttökustjórnun, þjónandi forysta og samhæft árangursmat. Rannsóknin leiddi í ljós að stjórnendur geta vissulega nýtt sér könnunina Stofnun ársins til úrbóta á þeim vinnustöðum sem þeir stjórna. Forsenda fyrir því er þó að þeir hafi metnað til þess að gera það og tileinki sér hugarfar og stjórnunaraðferðir sem stuðla að starfsánægju og góðri liðsheild. Yfirlit yfir mat viðmælenda í rannsókninni á átta völdum stjórnunarþáttum, sem þeir voru beðnir að raða í mikilvægisröð, sést í töflu 1.

Heilindi og þátttökustjórnun
Markverðustu lærdómarnir sem höfundi reyndist unnt að draga af niðurstöðum rannsóknarviðtalanna og samanburði þeirra við viðmið og markmið stjórnendastefnu ríkisins eru í samantekt þessir: Stjórnendur hjá hinu opinbera verða að sýna heilindi, auðmýkt og gott fordæmi gagnvart sínu starfsfólki og leggja allt kapp á að skapa góða liðsheild á vinnustaðnum. Leiðin að því markmiði varðast af vel útfærðri þátttökustjórnun byggðri á gagnkvæmu trausti milli starfsfólks og stjórnenda sem og meðal starfsfólksins innbyrðis. Langtímastefnan með starfseminni þarf að vera skýr og starfsfólkið þarf að vita að það geti haft áhrif á stefnumótunina. Mikilvægt sé að starfa eftir áætlun, þótt matið á því hvort það sé gert í samræmi við t.d. samhæft árangursmat (balanced scorecard) eða aðrar leiðir sé mismunandi. Mikilvægt sé að ræða niðurstöður könnunarinnar Stofnun ársins við starfsfólk á hverju ári og hvetja það til þátttöku.

Með tilkomu stjórnendastefnu ríkisins, ekki sízt með innleiðingu stjórnendasamtala og endurgjafar fyrir forstöðumenn, er loks bætt úr atriði sem sérfræðingar í mannauðsmálum höfðu lengi bent á að væri ábótavant á sviði mannauðsstjórnunar hjá ríkinu. Viðmið stjórnendastefnunnar og markmiðin með innleiðingu hennar ríma fullkomlega við það sem könnunin Stofnun ársins hefur frá upphafi reynt að ýta undir: Að efla metnað stjórnenda hjá hinu opinbera til að gera betur, bæta stjórnun og stuðla að meiri starfsánægju starfsfólks, öllum til hagsbóta.

Leiðarvísir að betri árangri
Það vekur bjartsýni hversu stjórnendahópurinn sem rætt var við í rannsókninni er sammála um það hvað sé mikilvægast til að tryggja starfsánægju og árangursríka stjórnun á þeim vinnustöðum sem þeir stýra – og fá þann árangur vottaðan af góðu gengi í könnuninni Stofnun ársins. Niðurstöðuna má sjóða niður í þessi tvö hugtök: Liðsheild og metnað. Stjórnendur þurfi að sýna metnað til að nýta sér árangursmælingartæki eins og Stofnun ársins til að gera betur, og það sem er mikilvægast að þeir einsetji sér að ná fram á hverjum vinnustað er að tryggja góða liðsheild – og sýna heilindi í eigin framgöngu. Það er heildarniðurstaða rannsóknarinnar, í sem allra stytztu máli.

Mikilvæg viðbót við þetta uppörvandi svar við aðalrannsóknarspurningu ritgerðarinnar (hvað stjórnendur þurfi að gera til að nýta niðurstöður úr Stofnun ársins til umbóta) er að með innleiðingu stjórnendastefnu ríkisins kemur til sú mikilvæga nýjung að öllum forstöðumönnum ber að undirgangast stjórnendasamtöl og fá endurgjöf á störf sín frá yfirboðurum sínum með aðstoð Kjara- og mannauðssýslu ríkisins.
„Þetta vekur von um að stjórnendur sem hafa kosið að gera sem minnst með kannanir eins og Stofnun ársins komist ekki upp með það lengur. Að slíkir stjórnendur verði þannig að sýna að minnsta kosti viðleitni til að tileinka sér stjórnunarhætti sem hafa sýnt sig að vera árangursríkari – og kannanir eins og Stofnun ársins ýta undir – getur ekki annað en verið framfaraspor fyrir mannauðsstjórnun hjá hinu opinbera,“ segir í niðurstöðum ritgerðarinnar.

Þetta er kjarni þeirrar nýju vitneskju sem ferðalagið um reynsluheim viðmælenda rannsóknarinnar leiddi í ljós. Er það von höfundar að hún geti nýtzt til að mynda nýjum stjórnendum hjá hinu opinbera sem eins konar leiðarvísir að því hvað sé ráðlegt fyrir þá að setja í forgang, vilji þeir ná árangri í starfi – og fá þann árangur vottaðan með góðri niðurstöðu í könnuninni Stofnun ársins. Höfundur leyfir sér að álykta að með þessu sé almannahag þjónað.