Hver er staða launafólks vegna orlofsréttar sem safnast hefur upp?

Samkvæmt 5. gr. laga um orlof nr. 30/1987 ákveður atvinnurekandi í samráði við launþega hvenær orlof skuli veitt. Hann skal verða við óskum launþega um hvenær orlof skuli veitt, að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar. Að lokinni könnun á vilja launþegans skal atvinnurekandi tilkynna svo fljótt sem unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs hvenær orlof skuli hefjast, nema sérstakar ástæður hamli.

Tilfærsla orlofs milli ára hefur verið óheimil samkvæmt orlofslögum í áratugi en samkvæmt kjarasamningum hefur verið heimilt að geyma orlof sem nemur einu ári til næsta árs, og þannig safna því upp, sbr. 13. gr. orlofslaga. Í kjarasamningunum sem voru gerðir árið 2020 var leitast við að samræma kjarasamninga við ákvæði laga. Í millitíðinni var viðvarandi mannekla á mörgum stöðum og síðan hafði COVID-19 mikil áhrif á samfélagið í heild sinni. Tekin var ákvörðun hjá ríkisstarfsmönnum, í samráði við heildarsamtök opinberra starfsmanna, um að framlengja heimild til frestunar á niðurfellingu orlofs, sem að hámarki getur verið 60 dagar, um eitt ár eða til 30. apríl 2024. Eftir þann dag fellur eldra orlof niður.

Hjá Sveitarfélögunum var framkvæmdin með þeim hætti að í þeim tilfellum sem starfsfólki hefur ekki verið gert kleift að taka uppsafnað orlof, verði þeim aðstæðum mætt af hálfu vinnuveitenda með gerð skriflegs samkomulags við viðkomandi starfsfólk um hvernig töku uppsafnaðs orlofs verði lokið. Gerð samkomulagsins átti að vera lokið eigi síðar en 15. apríl 2023. Ef samkomulag myndi ekki nást, átti vinnuveitandi að tilkynna starfsmanni eigi síðar en 1. maí 2023 hvernig orlofstöku skuli háttað þannig að tryggt verði að starfsmaður nái að ljúka töku uppsafnaðs orlofs.

Þann 22. september 2022 féll stefnumarkandi dómur Evrópudómstólsins í máli nr. C-120/21. Niðurstaðan var að réttur til orlofs, sem nýtur verndar skv. ákvæðum vinnutímatilskipunar ESB, fyrnist „ekki sjálfkrafa“ samkvæmt ákvæðum landsréttar nema hlutaðeigandi starfsmanni hafi í raun verið gert kleift af hálfu vinnuveitanda að nýta þann rétt. Afstaða dómstólsins um fyrningu orlofsréttar byggir á dómafordæmum varðandi túlkun 7. gr. tilskipunarinnar ESB (2003/88) sem innleidd hefur verið inn í íslenskan rétt og kveður á um skyldu aðildarríkja að tryggja að sérhver launamaður eigi rétt á launuðu orlofi á hverju ári í a.m.k. kosti fjórar vikur.

Það er óumdeild skylda vinnuveitandi að gera hverjum starfsmanni kleift að nýta orlofsrétt sinn. Vinnuveitanda ber að hvetja starfsfólk sitt, formlega ef þörf krefur, og upplýsa með skýrum hætti og tímanlega þannig að orlofið geti veitt starfsmanni þá hvíld og slökun sem það á að stuðla að. Jafnframt að upplýsa um að ótekið orlof geti að öðrum kosti fallið niður.

Tilskipunin hefur verið túlkuð á þá leið að flytja megi ótekið orlof milli ára ef starfsmaður hefur verið óvinnufær og ekki fær um að nýta orlofsréttinn. Aðildarríkjum sé hins vegar heimilt að setja ákveðin mörk í því sambandi enda þjóni óheft uppsöfnun orlofs yfir lengra tímabil ekki markmiðum orlofsréttarins. Í því efni verði einnig að taka tillit til hagsmuna atvinnurekanda. Í því ljósi hefur dómstóllinn fallist á ákvæði landsréttar um fyrningu orlofs að liðnum 15 mánuðum frá lokum orlofsársins (mál C-214/10 KHS). Evrópudómstóllinn lagði áherslu á að við framkvæmd reglna um veitingu orlofs yrði að líta á starfsmanninn sem veikari aðilann í vinnusambandinu. Vinnuveitandi beri hallann af því ef hann getur ekki sýnt fram á að hann hafi í raun og skilmerkilega gefið starfsmanninum kost á að nýta orlofsrétt sinn. Vinnuveitandinn geti ekki borið fyrir sig ákvæði laga um fyrningu kröfuréttinda til þess að komast undan skyldu sinni.

Í dómi Evrópudómstólsins er vakin athygli á því að það er launagreiðanda að sjá til þess að starfsfólk taki orlof og hafi tækifæri til að taka orlof. Launagreiðendur geta því ekki borið því við sem vörn að „áunnið orlof“ sem safnast hefur upp - komi þeim á óvart.

Af dóminum er ljóst að orlof fyrnist ekki sjálfkrafa og kunna að vera undir ákveðnum kringumstæðum heimildir til flutnings orlofs eftir 30. apríl. Ástæður kunna að vera margskonar. Í því samhengi gæti t.d. verið um að ræða starfsmann sem tekur ekki orlof eða hluta af orlofi fyrir 1. maí að skriflegri beiðni yfirmanns vegna þess að starfsemin hefur ekki gefið kost á því að nýta ónýtta orlofsdaga fyrir þann tíma. Einnig kann flutningur á orlofi milli ára að eiga við í þeim tilvikum sem starfsmaður er í fæðingar- eða foreldraorlofi 30. apríl eða lýkur því fyrir þann tíma og honum hefur ekki verið gefin kostur á að taka orlof vegna starfseminnar fyrir 1. maí. Í því tilviki er heimilt, með skriflegri beiðni yfirmanns, að flytja orlofsdaga til næsta orlofsárs, enda er ekki mögulegt fyrir starfsmann að nýta ónýtta orlofsdaga fyrir 1. maí. (Á jafnframt við um sorgarleyfi skv. lögum nr. 77/2022). Þá kann einnig að vera heimild til flutnings þegar starfsmaður veikist í orlofi eða getur ekki farið í orlof á þeim tíma sem vinnuveitandi hefur ákveðið vegna veikinda skal orlofið ákveðið í samráði við yfirmann eins fljótt og unnt er eftir að veikindum lýkur. Hafi starfsemin ekki gefið kost á því að starfsmaðurinn geti tekið orlof fyrir 1. maí vegna veikindanna er heimilt að flytja orlofið yfir á næsta orlofsár, sbr. 6. gr. orlofslaga og ákvæði kjarasamninga.

Þá má einnig benda á að í kjarasamningi Sameykis við ríkið og Reykjavíkurborg og í fleiri kjarasamningum sem Sameyki gerir er ákvæði sem kveður á um það þegar orlof eða hluti orlofs er tekið utan sumarorlofstímabils, að skriflegri beiðni yfirmanns, skuli sá hluti orlofsins lengjast um 25%. Vert er að hafa þetta í huga ef orlof er tekið út utan sumarorlofstímabilsins. Hins vegar er það þannig að 25% lenging orlofs utan sumarorlofstímabils á ekki við þegar orlof er flutt á milli tímabila vegna veikinda eða fæðingarorlofs.

Mikilvægt er að starfsfólk gangi frá samkomulagi við vinnuveitanda um flutning orlofs milli orlofsára þegar það á við og rétt er að taka fram að uppsafnað orlof getur aldrei orðið meira en 60 dagar (480 stundir), sem þýðir að heimilt er að hámarki að flytja 30 daga milli orlofsára. Starfsfólk þarf því að eiga samtöl við sína yfirmenn á næstunni vegna þessa telji þau að slíkt eigi við um sig og/eða yfirmenn munu eiga frumkvæði að því samtali, en að óbreyttu fellur (fyrnist) orlof niður í lok þess orlofsárs.

Að endingu er vert að taka fram að verkalýðshreyfingin hefur talið að þó orlofsdagarnir geti fallið niður þá beri samt sem áður að greiða orlofslaunin.

Heimildir:
Alþingi. Lög um orlof.
Alþingi. Lög um sorgarleyfi.
Dómstóll Evrópusambandsins, Court of Justice of the European Union, Grand Chamber, KHS AG v. Winfried Schulte, 22 November 2011, Case No. C‑214/10.
InfoCuria. In Case C‑120/21