Sér ekki eftir að hafa skipt um kúrs

Eftir Axel Jón Ellenarson

Hildur Ragnars er forstjóri Þjóðskrár Íslands. Stofnunin hafnaði í efsta sæti í mannauðskönnuninni Stofnun ársins 2023 en titilinn Stofnun ársins hljóta þær stofnanir sem þykja skara fram úr í þeim þáttum sem mannauðskönnun Sameykis náði yfir að mati starfsfólks þeirra. Þegar gengið er um stofnunina má sjá miklar breytingar frá því fyrir tveimur árum síðan. Húsnæðið er án sérstakra skrifstofa í opnum rýmum með teppum á gólfum. Það er hljóðlátt og ró ríkir yfir vinnustaðnum. Starfsfólk lítur upp af skjánum og býður góðan dag. Það eru að koma páskar.

Spurð eins og gengur, hverra manna hún sé, segist hún hafa alist upp í Garðabæ með fjölskyldu sinni, farið í heimavistarskóla á Laugarvatni þar sem hún skapaði rætur og tengsl til framtíðar og býr nú á Álftanesi með fjölskyldu sinni.

Ótrúlega skemmtileg vegferð
Hildur hefur lokið MSc-prófi í lyfjafræði frá Háskóla Íslands og MBA-námi frá Háskólanum í Reykjavík. Hún gegndi stjórnunarstörfum sem framkvæmdastjóri hjá Medis á árunum 2008–2020 og hefur mikla reynslu af stefnumótun og áætlanagerð í innlendu og alþjóðlegu starfsumhverfi.

„Bakgrunnurinn minn er lyfjafræði, er lyfjafræðingur að mennt, lauk síðar námi í stjórnun og hef starfað sem stjórnandi í lyfjafyrirtækjum síðastliðin 15–20 ár. Svo ákvað ég að skipta um kúrs. Ef við skiptum starfsævinni upp í þriðjunga þá er þetta síðasti þriðjungurinn af henni. Þá ákvað ég að gera eitthvað allt annað svo að segja, sótti um starf sem framkvæmdastjóri á skrifstofu forstjóra hérna hjá Þjóðskrá fyrir um þremur árum síðan. Það var í fyrsta sinn sem ég starfaði hjá ríkinu. Ég sé ekki eftir því, þetta er búið að vera ótrúlega skemmtileg vegferð,“ segir Hildur hlæjandi.

 

Starfsfólki haldið upplýstu
Miklar breytingar urðu hjá stofnuninni fyrir u.þ.b. tveimur árum þegar henni var skipt upp. Þá var fasteignahluti Þjóðskrár fluttur yfir til Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar, HMS. Hildur segir að starfsemin byggist fyrst og síðast á talnagögnum; að halda utan um allt sem tilheyrir kennitölum fólks ásamt kjörskrá og skilríkjaframleiðslu á vegabréfum og nafnskírteinum.

„Nú erum við með öll gögn sem viðkemur almannaskráningunni. Þjóðskrá heldur utan um allt sem tengist einstaklingnum frá vöggu til grafar, m.a. hvar þú átt heima, hverjum þú giftist, hvenær þú fæðist og deyrð. Öll töluleg gögn um einstaklingana.“

Þjóðskrá hefur stokkið upp í könnuninni Stofnun ársins undanfarin ár. Árið 2021 var hún 76. sæti, tók svo risastökk 2022 og var í öðru sæti og nú í fyrsta sæti. Hvað liggur að baki þessum góða árangri í mannauðsmálum?
„Þetta er góð spurning. Árið sem við tókum þetta risastökk í mannauðskönnuninni var ár umbreytinga hjá stofnuninni. Við gerðum okkur ljóst að til að skapa ákveðið andrúmsloft ákváðum við í umbreytingarferlinu að segja fólki alltaf hvað var að gerast hjá stofnuninni. Við sögðum fólki allt sem við vissum og líka það sem við vissum ekki. Ferlið var gagnsætt. Ég fylgdi þessari stefnu eftir að ég tók við sem forstjóri stofnunarinnar að láta starfsfólkið alltaf vita af því sem var í gangi og þannig vildi ég að það yrði þátttakendur í ferlinu. Upplýsingagjöf til starfsfólksins um það sem er að gerast hverju sinni skiptir öllu máli. Auðvitað er margt að gerast á vinnustaðnum, en svo fólk upplifi traust og öruggi í sínu starfi þarf að eiga sér stað hreinskiptin og gagnsæ upplýsingagjöf. Það skapar bæði vellíðan og traust hjá okkur öllum,“ segir Hildur.

 

Fólk er glaðara í vinnunni þegar því líður vel og er öruggt
Þú segir nokkuð. Þið skorið jafnhátt, 4,77, í einkunn fyrir jafnrétti og starfsanda í könnuninni. Hvernig vinnið þið saman að því að skapa svo góðan starfsanda?

„Í stjórnun skiptir mestu máli að vera hreinskiptinn, treysta fólki og vera samkvæmur sjálfum sér í samskiptum við fólk. Afleiðing þess er gleði – fólk er glaðara í vinnunni þegar því líður vel og er öruggt. Gleði er eitt af einkunnarorðum okkar hjá Þjóðskrá, en þau eru gleði, kraftur og samvinna. Ég geng mikið út frá einkunnarorðinu gleði, því ef það er ekki gaman í vinnunni þá gerist ekki neitt má segja. Það er forsenda fyrir góðum starfsanda. Það verður að vera gaman í lífinu á milli klukkan níu og fjögur. Við öll sem störfum hér erum sammála um þetta, en ég vil taka fram að svona gerist ekki af sjálfu sér. Það þarf að vinna að þessu saman. Við hittumst öll saman einu sinni í viku á 15–30 mínútna standandi fundi, þar er farið yfir verkefnin og við spjöllum saman. Þar geta allir spurt spurninga og engin spurning er rétt eða röng. Við skiptumst á skoðunum um verkefnin og þessir fundir veita endurgjöf og eru skapandi fyrir verkefnin framundan. Þetta skiptir miklu máli, að við finnum traust til hver annars. Það felst ákveðið frelsi í að geta spurt opinskátt að hverju sem er á þessum fundum.“

 

Traust skiptir mestu máli
Mér heyrist á þér að þér hafi tekist að þurrka út stigveldi eða hírarkíu, ógnina að ofan?

„Traust skiptir öllu máli á okkar vinnustað. Það er mjög flatur strúktúr hjá okkur, við sitjum öll í opnu rými og forstjóri á enga sérskrifstofu. Framkvæmdastjórar sitja hjá sínum teymum og það er mjög auðvelt aðgengi að þeim. Það er mikið lagt upp úr því að hafa lítinn stjórnendastrúktúr. Það er forstjóri, tveir framkvæmdastjórar og einn deildarstjóri. Starfsfólkinu er treyst fyrir vinnunni sinni, þau eru sérfræðingarnir á vinnustaðnum. Mitt mottó í lífinu er að treysta fólki og svo kemur í ljós hvort fólk sé traustsins vert. Ég á við það að ég treysti fólki fremur en að bíða og sjá hvort því sé treystandi. Ég man ekki eftir því að einhver hafi ekki verið traustsins verður og þegar fólk finnur að því er treyst líður því vel og vinnur sína vinnu af alhug,“ segir hún og brosir.

 

 

Vinátta, jafnrétti og heiðarleiki
Hildur segir að á vinnustaðnum ríki jafnrétti í sinni víðustu mynd. Unnið er t.d. að því að Þjóðskrá verði fyrsta opinbera stofnunin til að fá hinsegin vottun frá Samtökunum ´78. Hún segist vera mjög spennt yfir því. Hún segir að jafnrétti snúist í raun um að það að skipti ekki máli hver maður sé, heldur að fólk fái að vera það sjálft.

„Vinnustaðamenningin hjá okkur felst í vináttu, heiðarleika og jafnrétti í sinni víðustu mynd. Við erum vinir hérna og hluti af því var að leggja niður stimpilklukkuna. Hún er gamli tíminn, liðin tíð gamallar og úr sér genginnar vinnustaðamenningar. Hér vinnur fólk vinnuna sína á vinnutíma og það er okkar stjórnendanna að bera ábyrgð á að starfsfólkið geti unnið vinnuna sem af því er krafist í vinnutímanum. Ég treysti mínu starfsfólki, ég er ekki sérfræðingur í málefnum Þjóðskrár, starfsfólkið er það. Ég leiði hópinn í ákveðna átt sem við viljum fara saman. Þegar fólk spyr mig út í lög og reglur stofnunarinnar bendi ég á mína sérfræðinga.“

Hildur Ragars með starfsfólki Þjóðskrár. Ljósmynd/GOLLI.

Við erum öll jafningjar
Stjórnun á vinnustaðnum skorar mjög hátt í ánægju, 4,71. Starfsfólk stofnunarinnar virðist mjög ánægt með stjórnendurna. Hvað einkennir þína stjórnunarstefnu og framkomu við starfsfólkið?

„Við erum öll jafningjar. Ég vil hafa það þannig að þú sért eitt af fólkinu, eitt af heildinni, að við séum öll eitt. Nálægðin við fólkið og að við upplifum að við séum saman í verkefnunum er lykilatriði hve hátt við skorum í ánægju í könnuninni. Við höfum skapað nálægð við hvert annað hérna. Mannauðsstefnan hefur snúist um að við ákváðum saman, öll sem eitt, að gera vinnustaðinn að því sem hann er í dag, ekki bara ég, heldur við öll. Ég ber ábyrgð á að leiða hópinn áfram í þessari vegferð. Við höfum líka samskiptasáttmála sem hægt er að vísa í ef eitthvað fer úrskeiðis.“

Hún segir að mikil gleði hafi gripið um sig þegar tilkynnt var um að vinnustaðurinn hefði verið valinn Stofnun ársins 2023. „Við vorum öll mjög glöð að hafa verið valin fyrirmyndarstofnun ársins. Ég hef sagt að það að vera í einu af fimm efstu sætunum í könnuninni sé mjög góður árangur. Þegar okkar nafn var kallað upp sem Stofnun ársins 2023 á hátíðinni fór um okkur ótrúlega góð tilfinning – gleði og stolt. Daginn eftir í morgunmatnum var svo dásamlegt að finna hvað við áttum þetta öll saman. Vinnustaðamenning skapast af öllu starfsfólkinu, en ekki bara stjórnendunum. Ég tek mikið mark á mannauðskönnuninni. Hún endur-speglar mjög vel hvernig starfsfólki líður á vinnustöðunum og er jafnframt mjög mikilvægt verkfæri til að gera vinnustaðina betri,“ segir Hildur Ragnars að lokum.