Persónuverndarstefna Sameykis
Í persónuverndarstefnu Sameykis kemur fram hvernig staðið er að söfnun, skráningu, vinnslu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um félagsmenn sem þeir veita félaginu í tengslum við ýmis konar þjónustu Sameykis og vegna réttinda félagsmanna hjá Sameyki.
Öll meðferð persónuupplýsinga skal vera í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu á persónuupplýsingum. Starfsmenn Sameykis hafa hlotið fræðslu um meðferð persónupplýsinga og lögin þar að lútandi.
Sameyki leggur mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi lög og reglur.
Persónuupplýsingar verða ekki notaðar í neinum öðrum tilgangi en þeirra er aflað.
Sameyki áskilur sér rétt til að deila persónuupplýsingum með aðilum sem koma að tæknilegu viðhaldi eða greiðsluþjónustu að því marki sem nauðsynlegt er til að sinna þjónustu við félagsmenn.
Sameyki leggur áherslu á að vinna einungis með þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna.
Upplýsingar sem er safnað og unnið með
- Auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, tölvupósti, símanúmeri og eftir atvikum samskiptasögu.
- Gögnum tengdum félagsmönnum sem nýta sér þjónustu vegna sjúkrasjóðs og styrktarsjóðs, s.s. læknisvottorð- og launaupplýsingar.
- Gögnum tengdum félagsmönnum sem nýta sér þjónustu orlofssjóðs, starfsmenntunarsjóðs, starfsþróunarsjóðs og vísindasjóðs.
- Upplýsingum um leigu orlofshúsa.
- Kvartanir vegna ófullnægjandi frágangs í orlofshúsum og myndefni því tengt.
- Fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum.
- Tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu.
- Stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun.
- Upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu.
- Samtölum í gegnum samfélagsmiðla.
- Upplýsingum frá Þjóðskrá.
Sameyki safnar einnig eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:
- Aðild að stéttarfélagi, þjóðerni og upplýsingum í tengslum við starfsemi ofangreindra sjóða og vegna þjónustu við félagsmenn.
Tilgangur með skráningu, vistun og vinnslu persónuupplýsinga
- Reikna út félagsgjald og réttindi hvers félagsmanns.
- Gæta hagsmuna félagsmanna.
- Framkvæma kannanir og talnaúrvinnslu svo sem vegna launaþróunar og til að geta gert launasamanburð starfsgreina til birtingar opinberlega.
- Geta átt í viðeigandi samskiptum við félagsmenn með símtölum, tölvupósti og/eða bréfpósti.
- Uppfylla lög um bókhald og skil til skattyfirvalda.
- Geta greitt út sjúkradagpeninga og styrki úr sjóðum Sameykis samkvæmt reglum þar að lútandi.
- Geta selt gjafabréf (gisting, flug o.þ.h.) og úthlutað orlofshúsum og innheimt leigugjald fyrir þau, samkvæmt reglum orlofssjóðs.
- Geta greitt út styrki úr verkfallssjóði og uppfært stöðu félagsmanna, samkvæmt reglum sjóðsins.
- Koma í veg fyrir endurtekna slæma umgengni í orlofshúsum/íbúðum.
- Tryggja öryggi félagsmanna og eignir félagsins.
- Gera starfsfólki Sameykis kleift að sækja samningsbundinn rétt félagsmanns á því sem samið er um í kjarasamningi.
- Gefa félagsmönnum kost á því að kjósa til stjórnar Sameykis og einnig að auðvelda frambjóðendum að ná til félagsmanna fyrir kosningar.
- Gera félagsmönnum mögulegt að kjósa þegar til kosninga um kjarasamninga og verkfallsboðun kemur.
Tilgangur með miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila
Sameyki miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þegar slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða kaup á þjónustu af umboðsmanni eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Sameykis til þess að vinna ákveðin verkefni. Í slíkum tilfellum gerir Sameyki sérstakan vinnslusamning við viðkomandi aðila sem fær aðgang að persónuupplýsingum í vörslu Sameykis. Samningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að varðveita persónuupplýsingar á öruggum stað og að þær skulu ekki notaðar í öðrum tilgangi en samkvæmt viðkomandi samningi og persónugreinanlegum gögnum skuli eytt strax að vinnslu lokinni.
Sameyki er heimilt að deila persónuupplýsingum með þriðja aðila, með samþykki félagsmanns/félagsmanna, þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni félagsmanna.
Öryggi
Í takt við stefnu okkar er öryggi í vinnslu persónuupplýsinga mikilvægt og því hafa viðeigandi tæknilegar öryggisráðstafanir verið gerðar til að tryggja vernd persónuupplýsinga um félagsmenn. Aðeins starfsmenn Sameykis hafa aðgang að gögnum félagsmanna og eru aðgangsstýringar viðhafðar þar sem aðeins þeir starfsmenn sem vinna með viðkomandi gögn vegna starfs sína hafa aðgang að þeim.