Stjórn og skipulag

Stjórn Sameykis skal vinna sem ein heild og er sem slík ábyrg í störfum sínum gagnvart félagsfólki, starfsfólki og öðrum hagaðilum félagsins.

Stjórnarmaður hefur ekki sjálfstætt umboð til að framkvæma, gefa fyrirmæli eða tjá sig opinberlega í nafni stjórnar Sameykis. Stjórn Sameykis getur falið einstökum stjórnarmönnum, starfsmönnum eða fulltrúum sínum í nefndum sérstakt umboð og vald til ákvarðana. Slíkt framsal takmarkar þó ekki endanlega ábyrgð stjórnarinnar.

Hvorki stjórnarmaður né framkvæmdastjóri mega taka þátt í ákvörðun um samning við Sameyki, sem þeir eða aðilar þeim nákomnir eru aðilar að eða hafa annarra hagsmuna að gæta. Við mat á því hvort stjórnamaður teljist hæfur eða ekki skal höfð hliðsjón af vanhæfisreglum stjórnsýslulaga.

Stjórnarmanni eða framkvæmdastjóra er skylt að vekja athygli stjórnar á því ef fyrir hendi eru aðstæður sem eru til þess fallnar að hæfi stjórnarmanns eða framkvæmdastjóra verði dregið í efa.

Nú er stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri vanhæfur við meðferð máls og skal hann þá víkja af stjórnarfundi meðan viðkomandi mál er tekið fyrir.

Sæki stjórnarmaður eftir viðskiptum við félagið, þ.m.t. starfi hjá því, skal hann segja sig úr stjórninni ef til samnings kemur. Þetta á ekki við um viðskipti sem teljast venjuleg og/eða smávægileg. Stjórnarmaður getur óskað eftir sérstakri undantekningu stjórnar og skal slík umsókn tekin fyrir sem sérstakt mál. Sömu reglur að þessu leyti gilda um viðskipti maka og félags sem stjórnarmaður og/eða maki hans er raunverulegur eigandi að.

Stjórn skal á fundum fjalla um allar ákvarðanir varðandi stefnumótun félagsins.

Á vinnufundum stjórnar eru tekin fyrir málefni sem þarfnast sérstakrar athygli og/eða stefnumörkunar.

Fundir stjórnar skulu að jafnaði haldnir á starfsstöð félagsins nema annað sé sérstaklega ákveðið af formanni eða stjórn. Heimilt er að halda fundi stjórnar í gegnum fjarfundabúnað. Eins geta fundir verið blandaðir þannig að hluti fundarfólks sé á staðfundi og hluti á fjarfundi. Þegar stjórnarfólk tekur þátt í stjórnarstörfum með fjarfundabúnaði skal láta framkvæmdastjóra eða formann vita tímanlega og skal þess þá getið í fundargerð. Skilyrði er að stjórnarfólk sé í mynd taki það þátt í stjórnarfundum með fjarfundabúnaði.

Sú almenna regla gildir að umræður og afgreiðsla mála fer fram á löglega boðuðum fundi. Í undantekningartilvikum er hægt að afgreiða mál með tölvupósti og leitar þá formaður samþykkis varaformanns og ritara fyrir slíkri afgreiðslu. Niðurstöður úr slíkum afgreiðslum skulu færðar til bókar á næsta formlega stjórnarfundi.

Formaður boðar til stjórnarfunda með viku fyrirvara. Heimilt skal þó ef ríkar ástæður eru fyrir hendi að boða stjórnarfund með skemmri fyrirvara. Ef formleg beiðni berst um boðun stjórnarfundar, undirrituð með eigin hendi eða með tölvupósti af fjórum stjórnarmönnum eða fleiri, ber þá að halda þann fund innan 10 daga.

Fundaáætlun starfsárs er jafnframt fundarboðun en nánari fundarboðun einstakra funda þar sem fram kemur fyrirhuguð dagskrá fundar skal send út fjórum dögum fyrir boðaðan fund sé þess kostur. Málsgögn einstakra liða skulu að jafnaði sett á vef stjórnar eða send fjórum dögum fyrir fund verði því við komið. Boðun á stjórnarfundi fer fram með tölvupósti nema stjórn sjálf hafi ákveðið annað. Skulu stjórnarmenn undantekningarlaust staðfesta komu sína eða boða forföll séu þau fyrirsjáanleg.

Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns, 6 dögum fyrir boðaðan stjórnarfund, með óskir um að mál verði tekin á dagskrá stjórnarfundar.

Mál sem tekin eru upp á stjórnarfundum undir liðnum önnur mál og ekki hafa verið kynnt í fundarboði, skulu að jafnaði ekki afgreidd fyrr en á næsta fundi stjórnar.

Halda skal fundargerðarbók um það sem fjallað er um á fundum stjórnar og bóka allar samþykktir og ákvarðanir stjórnarinnar. Bókanir skulu lagðar fram skriflega en formanni er heimilt að veita undanþágu frá því við sérstakar aðstæður. Ritari/starfsmaður félagsins skal annast ritun fundargerða stjórnarfunda.

1. Hvar og hvenær fundurinn er haldinn, númer fundar og hvort fundurinn er stað- eða fjarfundur eða bæði stað- og fjarfundur.

2. Hver sitja fundinn, hver eru fjarverandi, tilgreind eigin nafni, hver stýrir honum og hver ritar fundargerð. Greina frá hvaða fundarfólk eru á staðfundi og hver á fjarfundi. Hvaða gestir eru á fundinum, hvenær þeir koma inn á fundinn og hvenær þeir fara út af fundinum.

3. Dagskráratriði, stutta lýsingu á dagskrárliðum og gögnum fundarins.

4. Ákvarðanir sem teknar eru og atkvæðagreiðslur, ef til þeirra kemur.

5. Sérstakar bókanir stjórnarmanna.

6. Upphaf og lok fundartíma.

7. Ef stjórnarmaður víkur af fundi vegna vanhæfis.

Fundargerðir skulu að öllu jöfnu sendar til stjórnarfólks til yfirlestrar 48 tímum frá því að fundi lauk. Tillit skal tekið til minniháttar breytinga og athugasemda sem berast sem ekki breyta eðli, innihaldi og niðurstöðu fundargerðarinnar. Fundargerðir eru sendar stjórnarfólki til rafrænnar undirritunar innan viku frá því að fundi lauk. Stjórnarfólk skal allt undirrita fundargerðir, þau sem ekki gátu setið stjórnarfund staðfesta samt með rafrænni undirritun að hafa kynnt sér fundargerð viðkomandi fundar.

Náist ekki sátt um meiriháttar athugasemd við fundargerð skal greidd um hana atkvæði á næsta fundi stjórnar. Skulu þeir einir sem sátu fund þann er fundargerðin fjallar um eiga atkvæðisrétt.

Almennt skulu mál og gögn þeim tengd sem eru til meðferðar og úrlausnar hjá stjórn meðhöndlast sem trúnaðarmál þar til þau eru afgreidd með ákvörðun stjórnar. Í þeim tilvikum sem um sérstaklega viðkvæm mál er að ræða, eða mál tengd miklum hagsmunum einstaklinga eða félaga og félagasamtaka, sem telja ber að séu ekki á vitund nema mjög fárra, getur formaður eða málshefjandi ákveðið að slík mál séu meðhöndluð sem ,,algjört trúnaðarmál" á stjórnarfundi. Mál sem tiltekið er sem ,,algjört trúnaðarmál" skal ekki rætt við aðra en stjórnarmenn og málsaðila. Þau gögn sem lögð eru fram í málum sem skilgreind eru sem ,,algjört trúnaðarmál“ taka stjórnarmenn hvorki með sér af stjórnarfundum eða úr húsakynnum félagsins. Aukinn meirihluti stjórnar getur ætíð ákveðið að mál sem merkt eru með þessum hætti skuli engu að síður sæta almennri málsmeðferð. Umfjöllun og niðurstaða stjórnar í málum sem merkt eru ,,algjört trúnaðarmál” skal rituð í sérstaka trúnaðarbók og/eða færð sem trúnaðarmál í rafrænt fundakerfi félagsins.

Upplýsingagjöf til stjórnar fer fram á stjórnarfundum. Stjórnarmenn hafa aðgang að öllum gögnum um félagið sem nauðsynleg eru til að þeir geti sinnt stjórnunar- og eftirlitsskyldu sinni á starfstíma sínum. Gögn í samræmi við boðaða dagskrá skulu vera aðgengileg á fundagátt stjórnar eða berast stjórnarmönnum með fundarboði. Óski stjórnarmaður eftir tilteknum gögnum, t.d. um rekstur og starfsemi félagsins, skulu þau afhent öllum stjórnarmönnum á stjórnarfundi. Óskir um gögn skulu send á formann, með tölvupósti, að minnsta kosti 7 dögum fyrir næsta stjórnarfund ef ætlunin er að fá þau afhent á næsta stjórnarfundi.

• Kynna sér lög og samþykktir félagsins og þeirra samtaka sem félagið er aðili að.

• Vera almennt vel að sér um starfsemi félagsins og þá strauma og stefnur í samfélaginu sem áhrif geta haft á starfsemi þess.

• Að gæta þagnarskyldu um það sem þeir kunna að verða áskynja í starfi sínu og leynt á að fara samkvæmt lögum, reglum og eðli máls.

• Halda trúnað um þau gögn sem stjórn Sameykis hefur sérstaklega ákveðið að trúnaður ríki um.

• Sækja stjórnarfundi. Sitja í ráðum og nefndum á vegum stjórnarinnar og leggja til þeirra starfa þá persónulegu og faglegu þekkingu sem nýst getur félaginu.

• Setja fram álit sitt og skoðanir um þau viðfangsefni sem eru til umfjöllunar og ákvörðunar innan stjórnar hverju sinni.

• Setja fram andmæli sín og andstöðu við samþykktir stjórnar með skýrum og greinargóðum hætti þegar þær eru til umfjöllunar og ákvörðunar.

• Hlíta samþykktum ákvörðunum stjórnar enda hafi þær verið teknar á lýðræðislegan hátt á löglegum fundi stjórnarinnar.

• Vinna með starfsfólki félagsins í stjórnum, nefndum og starfshópum.

• Á stjórnarmann er lögð sú skylda að honum beri að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða náið venslafólk hans og félagasamtök eða félög þar sem hann situr í stjórn. Stjórnarmanni er skylt að upplýsa um atvik sem geta valdið vanhæfi hans og skal hann gera það um leið og slík mál koma upp. Vanhæfur stjórnarmaður á ekki að taka þátt í meðferð slíks máls að neinu leyti og á þar af leiðandi ekki að fá aðgang að gögnum eða vera viðstaddur umræður og ákvarðanatöku á stjórnarfundum. Stjórn tekur ákvörðun um vanhæfi einstakra stjórnarmanna ef vafamál kemur upp. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt.

Formanni er heimilt að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins eða aðila tengdum starfsemi þess. Seta slíkra aðila skal afmörkuð við þau tilteknu mál. Stjórn getur samþykkt að hafna setu annarra en stjórnarmanna á stjórnarfundi.

Formaður og/eða stjórn Sameykis skipar fulltrúa til setu í stjórnum, ráðum og nefndum og tekur skipan og/eða endurnýjað umboð gildi að öllu jöfnu á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund/kosningu. Fulltrúa Sameykis sem boðin er þátttaka í ráðum og nefndum sem fulltrúa Sameykis ber að sækja um rétt til setu þar til formanns Sameykis. Fulltrúi Sameykis kemur fram í nafni og í umboði félagsins og skal gæta þess að öll framsaga og vinna sé í samræmi við ályktanir og stefnumörkun þess. Skipan fulltrúa skal jafnan fylgja skipunarbréf sem kveður á um skipunartíma og upplýsingaskyldu fulltrúa við félagið um störf sín.

Starfsreglur þessar skulu yfirfarnar og samþykktar af stjórn Sameykis sem fyrst eftir aðalfund félagsins en þó eigi síðar en fyrir lok júní ár hvert.